Индивидуальный предприниматель вполне может нанимать работников. Однако для этого необходимо не только желание, но и знание всех аспектов трудового законодательства, а также умение правильно оформлять сотрудников и выполнять обязательства перед государственными органами. В этой статье мы предлагаем пошаговую инструкцию, которая поможет ИП разобраться в этом процессе.

ИП имеет право нанимать работников

Многие ИП ошибочно полагают, что трудовые отношения — это сложный процесс, недоступный для малого бизнеса. Однако, на самом деле, законодательство дает ИП полное право нанимать работников. Но есть важные условия, которые нужно учитывать:

• Все рабочие процессы должны соответствовать государственным стандартам безопасности и санитарным нормам.
• Оплата труда должна быть своевременной, а заработная плата — не ниже МРОТ.
• ИП обязан платить налоги и взносы и предоставлять социальные гарантии своим работникам.

К примеру, работник должен иметь право на отпуск, больничные листы, а также на другие социальные выплаты. ИП как работодатель обязан обеспечить его права и защиту. Также стоит учитывать, что если сотрудники занимаются опасной деятельностью, например, работают с опасными химическими веществами или в условиях повышенной опасности, то работодателю нужно будет учесть дополнительные требования законодательства.

Здесь важно помнить: трудовые отношения оформляются через трудовой договор, а значит, нужно следить за правильностью всех формальностей, чтобы избежать юридических ошибок.

Сколько сотрудников можно нанять

Число сотрудников, которых ИП может нанять, зависит от того, на какой налоговой системе работает предприниматель. Рассмотрим основные варианты:

• УСН: ограничение — 130 человек. Это наиболее популярная система среди ИП, так как она позволяет значительно упростить налогообложение.
• АУСН: максимум 5 работников. Такая система подходит для малых бизнесов, где не требуется много сотрудников.
• ПСН: можно нанять не больше 15 сотрудников. ПСН подходит для ИП, работающих в ограниченных нишах, таких как розничная торговля, услуги и т. д.
• ЕСХН: допускается до 300 работников. Эта система предназначена для предприятий в сельскохозяйственной сфере.

Если ИП планирует получить государственную поддержку, то число работников имеет значение. Например, для получения поддержки как малое предприятие можно нанять не более 100 человек, для среднего — не более 250 человек.

Штатное расписание: что это и зачем оно нужно

Перед тем как нанимать сотрудников, необходимо составить штатное расписание. Это документ, который регламентирует численность работников, их должности и условия работы в компании. Важно, что без штатного расписания договор нельзя оформить.

Штатное расписание нужно составить по установленной форме № Т-3 и утвердить приказом. Этот шаг поможет избежать штрафов, которые могут быть наложены за отсутствие такого документа. Также, если у компании несколько подразделений, нужно обозначить их в расписании.

Следует учитывать потребности бизнеса. Например, если компания развивает новое направление, возможно, потребуется создать новые должности и определить обязанности. Важно, чтобы изменения утверждались приказом.

Оформление сотрудника

Найти подходящего работника можно через объявления, интернет-ресурсы, социальные сети или рекомендации знакомых. Важно помнить, что должность, на которую нанимается работник, должна быть указана в штатном расписании.

После выбора кандидата нужно оформить договор в течение 3х дней. Это обязательное условие, нарушение которого может привести к штрафам.

Для оформления трудового договора потребуются следующие документы:

• Паспорт.
• ИНН.
• СНИЛС.
• Трудовая книжка (если есть).
• Медицинская книжка (в некоторых случаях).
• Диплом (если это важно для должности).

Важным моментом является ознакомление сотрудника с локальными актами компании, которые регламентируют работу. 

Работодателю нужно издать приказ, чтобы документально закрепить факт трудоустройства. 

Обязанности работодателя: отчетность и выплаты

Как только сотрудник принят, ИП должен сдавать отчеты в налоговую и пенсионный фонд. В частности, каждый месяц нужно подавать персонифицированные данные в ИФНС и отчеты ПФР. Эти отчеты позволяют государственным органам следить за начислениями и уплатой обязательных взносов.

Раз в квартал — 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам.

Не забывайте об итоговых отчетах, которые подаются раз в год, например, итоговый расчет 6-НДФЛ и сведения о страховом стаже. Это нужно для корректного учета пенсионных прав работников и других социальных выплат.

ИП обязан вовремя платить зарплату, не ниже МРОТ. Этот показатель варьируется в зависимости от региона, и, например, в крупных городах МРОТ может быть выше из-за повышенных расходов на жизнь.

Если же сотрудник работает в опасных или трудных условиях, положены дополнительные выплаты, которые также должны быть отражены в трудовом договоре.

Другой вариант договора — ГПД

Если бизнес только начинает развиваться или масштабы компании не позволяют брать на работу постоянных сотрудников, можно воспользоваться договором ГПХ. В отличие от трудового договора, ГПХ предполагает выполнение конкретных работ.

ГПХ имеет свои плюсы: заказчик не платит взносы за исполнителя, поскольку самозанятый или другой ИП сам за себя платит налоги. Это выгодно на ранних стадиях бизнеса, когда важно минимизировать расходы.

Но есть и ограничения: такие договоры не подходят для сотрудников, которые работают по графику или выполняют функции, связанные с постоянным трудовым процессом. Например, ГПХ нельзя заключить с человеком, который работает на постоянной основе в офисе и выполняет управленческие функции.

При этом для работы с самозанятыми существует ряд преимуществ, так как такие исполнители не имеют право на социальные гарантии, как сотрудники по трудовому договору, что уменьшает нагрузку на ИП.

Становиться работодателем для ИП — не такая уж сложная задача, если правильно подойти к оформлению трудовых отношений. Главное — соблюдать юридические нормы и не забывать об отчетности. При этом всегда можно рассмотреть возможность заключения ГПХ, если постоянные сотрудники не требуются.

Тщательно подходите к каждому этапу, и процесс трудоустройства будет простым и безопасным для вашего бизнеса. Корректное оформление документов и уплата налогов и взносов создадут для вас отличную репутацию, помогут избежать штрафов и проблем с государственными органами.