Компании часто обращаются к самозанятым — людям, которые работают на себя, без постоянного трудового договора с работодателем. Это связано с тем, что сотрудничество с фрилансерами и самозанятыми предоставляет множество возможностей: от экономии на налогах до гибкости в трудовых отношениях. В этой статье подробно расскажем, как настроить работу с самозанятыми.

Кто такие самозанятые

Самозанятые — люди, зарегистрированые плательщиками НПД. Иными словами, самозанятые решают работать на себя и не имеют трудового договора.

Компании и предприниматели часто нанимают самозанятых для выполнения разовых или проектных задач. Например, можно привлечь бухгалтера для ведения отчетности, маркетолога для исследования рынка или копирайтера для создания контента. Важно, что работая с самозанятыми, компания не берет их в штат, не выплачивает социальные пособия и не несет налоговых обязательств за их зарплату.

Почему сотрудничество с самозанятыми выгодно для бизнеса

1. Экономия на налогах и взносах: Организация не платит социальные взносы и НДФЛ за исполнителей, как это происходит с обычными сотрудниками. Самозанятый сам платит налоги на свой заработок, а компания оплачивает только согласованную сумму за выполненную работу.
2. Гибкость: Работа с самозанятыми позволяет организации реагировать на изменения в потребностях и привлекать специалистов только на время выполнения проекта. Не нужно держать высококлассного юриста или дизайнера в штате, если они нужны только время от времени.
3. Отсутствие социальных обязательств: Вам не нужно оплачивать больничные и отпуска. Это снижает издержки и делает сотрудничество более выгодным для бизнеса.
4. Профессионализм: Часто самозанятые имеют большой опыт и могут предоставить качественные услуги за меньшие деньги, чем если бы они работали в штате.

Что важно учесть перед началом сотрудничества

Перед тем как начать работать с самозанятым, нужно убедиться, что статус плательщика НПД актуален. Кроме того, нужно удостовериться, что самозанятый не работает с другими работодателями по трудовым договорам, а также, что его услуги не попадают под запрет (например, перепродажу товаров).

Важно, чтобы исполнитель предоставил справку о регистрации и регулярно сообщал о любых изменениях в статусе.

Как оформить договор

Сотрудничество с самозанятым осуществляется на основе ГПД, а не трудового договора. Важно, чтобы в договоре не было формулировок, дающих основания налоговой переквалифицировать его в трудовой. Например, не следует использовать такие слова как «работник», «зарплата», «отпуск» и так далее.

Основные моменты, которые следует учесть при составлении договора:

1. Отметить, что исполнитель - плательщик НПД.
2. Четко прописать, какие именно работы выполняет самозанятый.
3. Установить вознаграждение за результат работы, а не за выполнение обязанностей по аналогии с штатным сотрудником.
4. Избегать формулировок, которые могут подразумевать постоянное присутствие или обязательность работы.

Документы, которые нужно оформить

Когда вы работаете с самозанятым, после оплаты он высылает чек. Этот документ фиксирует факт оплаты и необходим для бухгалтерии. В нем должны быть указаны ИНН и название вашей компании, а также ФИО самозанятого. Чек может быть как бумажным, так и электронным, и его можно получить на электронную почту или через мессенджеры.

Вместо или в дополнение к чеку составьте акт выполненных работ.

Каких самозанятых нельзя нанимать

Не все самозанятые подходят для сотрудничества с компанией. 2 года нельзя работать с бывшими сотрудниками, которые стали самозанятыми. Если это всплывет, налоговая служба может выставить штрафы и доначислить налоги.

Также не могут работать самозанятые-агенты, которые оказывают услуги от имени других лиц, а также самозанятые, выполняющие работу курьеров.

Как избежать рисков

Важно следить за соблюдением законодательства, чтобы не попасть под санкции. В 2025 году налоговая будет уделять больше внимания таким признакам, как постоянное сотрудничество с одним самозанятым, установление фиксированного графика и регулярной оплаты. Чтобы избежать проблем, важно:

• Убедиться, что исполнитель не работал в организации последние два года.
• Удостовериться, что заказ не совпадает с деятельностью компании.
• Не нанимать одного и того же самозанятого на длительный срок.
• Обязательно получать чек от исполнителя и конкретизировать объем работы в акте.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете эффективно работать с самозанятыми и минимизировать риски для вашего бизнеса.

Сотрудничество с самозанятыми — это гибкий и экономически выгодный инструмент для бизнеса. Но для того чтобы не было вопросов от ФНС и трудовой инспекциеи, важно внимательно следить за соблюдением всех правил и нюансов при заключении договоров и оформлении документации.