Работа с самозанятыми становится всё популярнее: это удобно, выгодно и даёт компаниям возможность привлекать квалифицированных специалистов на гибких условиях. Однако для того чтобы такое взаимодействие не вызвало проблем, важно правильно оформлять документы. Особое значение имеют акты выполненных работ и акты оказанных услуг. Эти бумаги фиксируют факт завершения работы или предоставления услуг, помогают избежать споров и защищают интересы обеих сторон. Давайте разберём, в чём их особенности, чем они различаются и как грамотно их подготовить.

Зачем нужны акты?

Представьте ситуацию: вы заключили договор с самозанятым. Он выполнил свои обязательства, но через некоторое время у сторон возникли разногласия. Например, исполнитель утверждает, что сделал больше, чем ему оплатили, или налоговая служба подозревает, что ваше сотрудничество не соответствует статусу самозанятого. Именно для таких случаев и существуют акты — выполненных работ и оказанных услуг.

Эти документы выполняют несколько ключевых функций:

1. Подтверждают, что задачи выполнены, а услуги предоставлены в полном объёме.

2. Гарантируют отсутствие взаимных претензий.

3. Доказательно подтверждают, что сотрудничество с самозанятым не нарушает законодательства.

4. Упрощают бухгалтерский учёт компании.

Иными словами, акты фиксируют результат взаимодействия и обеспечивают юридическую защиту.

В чём различия между актами выполненных работ и актами оказанных услуг?

На первый взгляд, акты выполненных работ и оказанных услуг кажутся идентичными. Но есть существенная разница. Представьте: самозанятый выполнил два разных типа задач. В первом случае он разработал логотип — результат, который можно увидеть и объективно оценить. Во втором — он консультировал вашу команду, и результат его работы неосязаем. Эти два вида деятельности требуют разных документов.

• Акт выполненных работ используется, когда результат работы можно измерить и зафиксировать материально. Например:

  • Разработка дизайна.

  • Создание презентации.

  • Написание статьи.

  В акте указывается конкретный результат, объём работы, сроки и стоимость.

• Акт оказанных услуг применяется для нематериальных услуг. Он фиксирует сам факт их предоставления. Примеры:

  • Консультации.

  • Лекции или тренинги.

  • Проведение рекламных кампаний.

  Здесь акцент делается на процессе услуги, а не на материальном результате.

Почему акты так важны?

Теперь представьте, что вы регулярно работаете с самозанятым, например, приглашаете его для ежемесячного аудита или других задач. Если документы не оформлять, у вас не останется доказательств выполненной работы. Это может привести к проблемам:

• Непониманию с исполнителем, если возникнут разногласия.

• Претензиям со стороны налоговой инспекции, которая может усмотреть в ваших отношениях признаки трудового договора.

• Трудностям во внутреннем учёте, когда бухгалтерии сложно подтвердить расходы.

Акты помогают упорядочить все аспекты сотрудничества. Они формально закрепляют выполнение обязательств, подтверждают принятие работы и исключают претензии сторон.

Как грамотно составить акт?

Давайте представим, что вы наняли самозанятого для создания логотипа. Чтобы документально зафиксировать выполнение задачи, вам нужно подготовить акт выполненных работ. Что в нём должно быть?

1. Описание результата. Подробно укажите, что сделано. Например: «Разработка логотипа для компании, предоставление трёх вариантов дизайна с доработкой итогового макета».

2. Сроки выполнения. Пропишите точную дату окончания работы.

3. Стоимость работы. Укажите согласованную сумму оплаты.

4. Подтверждение отсутствия претензий. Включите формулировку, что работа выполнена качественно, в полном объёме и соответствует условиям договора.

5. Подписи сторон. Документ приобретает юридическую силу только после подписания обеими сторонами.

Теперь возьмём другой пример. Самозанятый не создавал логотип, а проводил консультации по маркетингу. Здесь нужен акт оказанных услуг. В нём важно указать:

• Какие услуги были предоставлены (например, «Консультирование по разработке маркетинговой стратегии»).

• Период предоставления услуг (например, с 1 по 10 декабря).

• Согласованную стоимость.

• Подтверждение, что стороны не имеют претензий друг к другу.

Когда акты особенно важны?

Существуют ситуации, в которых без актов точно не обойтись:

1. Долгосрочное сотрудничество
   Если самозанятый оказывает вам услуги на регулярной основе, налоговая служба может заподозрить, что вы маскируете трудовые отношения. Подписанные акты подтвердят, что ваши взаимодействия соответствуют гражданско-правовому договору.

2. Избежание конфликтов
   Подписанный акт защищает обе стороны. Он подтверждает, что работа выполнена, а услуги предоставлены, исключая претензии.

3. Внутренний учёт
   Для бухгалтерии акты являются основой для списания расходов и упрощают распределение затрат.

4. Контроль качества
   Если работа выполнена некачественно или с недочётами, вы можете отказаться подписывать акт, пока исполнитель не устранит проблемы. Это защитит ваши интересы.

Примеры использования актов

Допустим, вы заказали у самозанятого создание сайта. Акт выполненных работ подтвердит:

• Что сайт создан в соответствии с техническим заданием.

• Все функции работают корректно.

• Вы приняли работу без претензий.

Другой пример: вы наняли самозанятого для ведения рекламной кампании. Здесь понадобится акт оказанных услуг, чтобы зафиксировать, что кампания проведена в полном объёме, а вы довольны результатом.

Итоги

Документальное сопровождение работы с самозанятыми — это основа прозрачного и безопасного сотрудничества. Акты выполненных работ и акты оказанных услуг:

• Подтверждают выполнение обязательств и отсутствие претензий.

• Защищают от налоговых и юридических рисков.

• Упрощают бухгалтерский и внутренний учёт.

Не пренебрегайте оформлением актов. Эти документы не только защищают ваш бизнес, но и упрощают взаимодействие с исполнителями, делая его законным и безопасным.