Многие предприниматели задумываются, можно ли обойтись без оформления официальных трудовых отношений с сотрудниками. Ведь оформление документов, налогов и взносов требует времени и усилий, да и не всегда хочется тратиться на отчётность. Но такое упрощение может привести к неприятным последствиям. Разберемся, почему не стоит рисковать и как правильно оформить трудовые отношения.

Устный договор или ГПХ? Проблемы, которые могут возникнуть

1. Неоформленный трудовой договор: Если предприниматель и исполнитель договорились устно, а последний приступил к выполнению обязанностей, трудовой договор всё равно считается заключённым. Это прописано в Трудовом кодексе, и работник может потребовать оформить его в письменной форме. Но вот что важно: если вы не оформляете договор вовремя, работник может обратиться в суд. Проблемы могут возникнуть не только с самим работником, но и с налоговыми органами, которые тут же начнут доначисления.
2. Гражданско-правовой договор: Многие предприниматели оформляют с исполнителями договоры ГПХ, экономя на налогах и обязательных отчислениях. Однако налоговые органы могут легко переквалифицировать его в трудовой. Это значит, что вместо упрощённой отчетности вам придётся оформлять всю документацию как для обычного трудового договора, а за уклонение от этого — штрафы и пени. Кроме того, сам работник тоже может потребовать оформить трудовой договор, если условия работы будут соответствовать трудовым отношениям.
3. Штрафы и ответственность: Если договор не оформлен или неправильно оформлен, предприниматель рискует не только штрафами от налоговых органов, но и более серьезными последствиями. В случае с повторными нарушениями возможна уголовная ответственность. 

Обязательства предпринимателя по налогам и взносам

Для ИП с работниками существует несколько важных правил, которые помогут избежать штрафов и проблем с налоговыми органами.

1. Неофициальное трудоустройство — штрафы и проблемы: Если предприниматель решит не оформлять трудовые отношения официально, его могут оштрафовать на сумму от 5 000 до 300 000 рублей. К тому же, если налоговые органы выяснят, что взносы и налоги не были уплачены, они доначислят недоимку и пени.
2. Налоги, которые обязан платить ИП: Вне зависимости от типа договора (трудовой или ГПХ), ИП платит НДФЛ и страховые отчисления. Это обязательства, которые не могут быть проигнорированы.
3. Как минимизировать налоги?: Предприниматели, работающие на УСН или патенте, могут уменьшить налог на доход на сумму уплаченных взносов за себя и сотрудников. Это позволяет частично компенсировать затраты на оформление работников.
4. Отчётность: не обойтись без неё: Сроки подачи отчётов в налоговую и Социальный фонд строгие. Любые ошибки или задержки могут привести к штрафам. Нужно регулярно сдавать отчёты по НДФЛ, страховым взносам и так далее.

Можно ли обойтись без оформления

Ответ однозначный — нет, нельзя. В России трудовые отношения должны быть оформлены официально. Если же предприниматель решит «позабавиться» с ГПХ, он рискует не только штрафами, но и серьёзными проблемами с сотрудниками. Ведь трудовой договор — это не только закон, но и защита как для работодателя, так и для работника. Он регулирует всё: от обязанностей до условий работы.

Трудовой договор или ГПХ — как определиться

Всё зависит от типа работы. Если вам нужен постоянный сотрудник, который будет работать по расписанию, соблюдать внутренний трудовой распорядок — только трудовой договор. Для разовых задач, например, для организации корпоративов или разовых консультаций, можно заключить договор ГПХ. Он более гибкий, но и риск «переквалификации» остаётся.

Как оформить трудовой договор правильно

1. Документы для оформления: Прежде чем подписать договор, нужно получить у сотрудника паспорт, СНИЛС, ИНН и трудовую, если она есть. Эти документы обязательны для начала официальных трудовых отношений.
2. Ознакомление с локальными актами: ИП обязаны ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, охране труда и другими важными документами. Это обязательный этап перед подписанием договора.
3. Подписание договора: Работодатель должен подписать трудовой договор с работником в двух экземплярах не позже 3х дней. В документе прописываются должность, зарплата, график и другие важные условия.
4. Приказ о приёме на работу: Не забудьте издать приказ о приёме сотрудника. Это не обязательная процедура, но она помогает систематизировать документы и подтверждает факт трудовых отношений.

Количество работников 

Ограничения зависят от системы налогообложения. Например, если ИП на упрощенке, он может нанять до 130 сотрудников, а вот для патентной системы их число ограничено 15 людьми. Для малых и средних предприятий существуют и другие лимиты, которые могут повлиять на поддержку и льготы от государства.

Заниматься наймом без оформления трудовых отношений — это не только юридически опасно, но и финансово невыгодно. Если вы хотите избежать штрафов, налоговых доначислений и конфликтов с сотрудниками, лучше следовать всем требованиям законодательства. Заключите трудовой договор, оформите все необходимые документы, платите налоги — и ваш бизнес будет в безопасности.