Сотрудничество с самозанятыми — это один из лучших способов оптимизировать расходы для бизнеса. Однако чтобы избежать неприятностей с налоговой и ошибок в оформлении, нужно соблюдать несколько важных правил. В этой статье расскажем, как оформить взаимодействие с самозанятым, какие документы стоит подготовить и как не попасть под переквалификацию договора в трудовой.

Шаг 1: Определитесь, подходит ли самозанятый

Прежде чем начать сотрудничество с самозанятым, важно понимать, подходит ли этот формат для компании. Основные плюсы:

• Минимизация налогов — самозанятые платят налоги за себя, а компания сокращает налоговые выплаты, в том числе по налогу на прибыль.
• Нет необходимости платить взносы —не нужно перечислять страховые взносы с вознаграждения, получаемого самозанятым.
• Простота документооборота — меньше отчетности и формальностей.

Тем не менее, важно помнить, что налоговая может проанализировать отношения и принять за трудовые, если сотрудничество с самозанятым будет вызывать сомнения. В таких случаях компанию могут обязать выплатить налоги и штрафы. Поэтому так важно правильно организовать юридические аспекты.

Шаг 2: Проверьте самозанятого перед заключением договора

Первым делом надо удостовериться, что самозанятый имеет право работать по такой форме налогообложения. Вот моменты, которые стоит проверить:

1. Регистрация как плательщика НПД — самозанятый должен быть зарегистрирован как плательщик налога на проф. доход. Проверяется это через сайт ФНС по ИНН.
2. Отсутствие трудовых отношений — если самозанятый ваш бывший сотрудник, нельзя заключать с ним договор два года. Также важно исключить работников, которые по статусу курьеры или агенты.
3. Проверка вида деятельности — самозанятый не должен заниматься работой, которая запрещена для такой формы налогообложения.

Шаг 3: Составление ГПД

Работа с самозанятым должна быть документально оформлена. Важно не использовать в договоре термины, которые могут восприняться как трудовые отношения:

• Не упоминайте словосочетания, связанные с трудовыми отношениями, такие как «найм», «оформление на работу», «период работы», «зарплата».
• Вместо этого четко укажите, что самозанятый — это независимый исполнитель, который обязуется предоставить определенные услуги за установленную плату.

Особенно важно указать:

• Услуги или работы — что конкретно исполнитель будет делать.
• Результат выполнения услуг — что заказчик ожидает в итоге.
• Стоимость услуг — и как будет произведена оплата.

Шаг 4: Подготовьте задание (по желанию)

Хотя задание не является обязательным документом, оно будет полезным дополнением к договору. В нем стоит зафиксировать:

• Точные работы или услуги, выполняемые самозанятым.
• Установленный результат.
• Сроки выполнения.
• Ожидаемое вознаграждение.

Основной принцип работы с самозанятыми заключается в том, что заказчик оплачивает результат, а не количество потраченного времени. Задание может служить доказательством того, что интересует именно конечный результат, а не процесс работы.

Шаг 5: Подпишите акт выполненных работ

Это важный документ, который подтверждает выполнение услуги или работы и может предотвратить переквалификацию ГПХ-договора в трудовой.

Акт содержит:

• Дату составления.
• Персональные данные сторон (заказчика и исполнителя).
• Описание услуг или работ.
• Сумму вознаграждения и НДС.
• Подписи сторон.

Даже если акт не является обязательным, его подписывание все равно желательно. Это снизит налоговые риски и гарантирует, что заказчик получит именно тот результат, за который платит.

Шаг 6: Произведите оплату

Есть несколько способов выплатить вознаграждение самозанятому:

1. Наличные — это удобный способ, если исполнитель находится рядом, но сумма не должна быть больше 100 000 рублей.
2. Безналичный перевод — на карту исполнителя или третьего лица, если это прописано в договоре.
3. Платформы для самозанятых — для работы с большим количеством исполнителей можно использовать специальные платформы, такие как Скилла, которые автоматизируют процесс оплаты и документооборота.

Шаг 7: Попросите чек

После получения оплаты исполнитель формирует чек через приложение «Мой налог». Он необходим для подтверждения, что налоги уплачены и соблюдены все формальности. Важно не только получить чек, но и проверить его с помощью QR-кода. Убедитесь, что в нем правильно указаны все данные:

• ИНН вашей компании.
• Сумма вознаграждения.
• Описание предоставленных услуг или выполненных работ.

Ошибки в чеке могут привести к дополнительным проверкам налоговой службы. В случае обнаружения ошибок попросите самозанятого удалить чек и сделать новый.

Работа с самозанятыми может значительно упростить ведение бизнеса, но для этого важно соблюдать все требования законодательства. Подготовка правильных документов и соблюдение всех шагов поможет вам избежать штрафов и других последствий. Соблюдайте прозрачность и фиксируйте все важные моменты в договорах и актах, чтобы защитить себя и свою компанию.