Работа с самозанятыми вызывает интерес у ФНС, так как позволяет заказчикам снизить налоговую нагрузку, избегая взносов в страховую и оплату НДФЛ. В свою очередь, самозанятые платят лишь 4% или 6% налога, что выгодно для обеих сторон. Однако использование такого подхода связано с рисками признания договорных отношений трудовыми. Рассмотрим, как минимизировать эти риски и подготовиться к проверке налоговой.

Почему работа с самозанятыми вызывает интерес налоговой

Снижение налоговой нагрузки—основная причина, по которой ФНС тщательно проверяет взаимодействие с самозанятыми. Например, компании нанимают менеджеров по продажам как самозанятых, а не в штат, чтобы избежать налоговых издержек. Налоговая считает такие схемы способами незаконной оптимизации. Также подозрения вызывают случаи, когда самозанятые оформляют свой статус исключительно под одного заказчика.

ФНС обращает внимание на:

1. Оплату услуг самозанятых с регулярностью, аналогичной выплатам заработной платы.
2. Работу исполнителей на территории заказчика с использованием его материалов и оборудования.
3. Полную зависимость самозанятого от заказчика, включая соблюдение графика, выполнение инструкций и прямой контроль.
4. Численность сотрудников, не соответствующая фактическим потребностям. Например, отсутствие штатных сотрудников для выполнения ключевых функций.

Налоговые органы опираются на данные расчётных счетов, информацию из сервиса «Мой налог» и анализ договоров, чтобы выявить нарушения.

Как составить договор с самозанятым

Корректный договор — это основа для безопасности организации от претензий налоговой. Документ должен быть составлен таким образом, чтобы из него не следовало наличие трудовых отношений между заказчиком и исполнителем. В договоре важно избегать указаний на:

• трудовой распорядок заказчика;
• установленный график работы и рабочее место;
• использование ресурсов заказчика (инструменты, материалы, оборудование);
• обязательства заказчика по обеспечению охраны труда или проведению инструктажа;
• отпускные, премии или другие льготы, характерные для трудовых отношений.

Договор должен подчёркивать, что самозанятый выполняет работы на основе гражданско-правовых отношений, сам организует процесс и несёт ответственность за результат.

Как подготовиться к проверке

При работе с самозанятыми важно заранее подготовить доказательства, подтверждающие законность ваших действий. Перед заключением договора проверьте, что исполнитель имеет статус самозанятого. Попросите справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД и удостоверьтесь в актуальности. Убедитесь также, что в чеках самозанятого чётко указаны оказываемые услуги или выполненные работы.

Храните все документы, связанные с сотрудничеством: скрины переписки в мессенджерах, договоры, электронные письма. При необходимости это позволит подтвердить добросовестность компании.

Если ФНС запросила документы, внимательно изучите содержание требования. Как правило, инспекция просит предоставить договоры, чеки, акты, технические задания и другие доказательства фактического выполнения работ. Также может потребоваться письменное пояснение, в котором необходимо аргументировать, почему ваша компания сотрудничает с самозанятыми, не набирая сотрудников в штат. В пояснении важно указать, что экономический смысл отношений — выполнение конкретных услуг, а не трудовых функций.

Как избежать переквалификации отношений

Чтобы минимизировать риски признания гражданско-правовых договоров трудовыми, необходимо соблюдать несколько ключевых правил. Во-первых, важно исключить условия, указывающие на подчинение самозанятого заказчику. Например, нельзя предусматривать в договоре соблюдение графика или регулярную оплату труда. Вместо этого договор должен предусматривать расчёт за завершённый объём работ.

Во-вторых, важно подчеркнуть независимость самозанятого. Он должен самостоятельно обеспечивать себя материалами и оборудованием. Заказчик не должен предоставлять ему технику или рабочее место. Кроме того, самозанятый должен иметь возможность выполнять работы для других заказчиков.

В-третьих, компания должна избегать заключения договоров с бывшими сотрудниками, уволенными менее двух лет назад, так как это запрещено законом.

Ещё одним важным аспектом является соблюдение документооборота. Чеки и акты должны быть оформлены корректно, с точным указанием услуг. Например, вместо расплывчатого «оказание консультационных услуг» лучше указать «разработка макета рекламного буклета» или «написание текста для сайта».

Как реагировать на запрос ФНС

Если компания получила запрос от налоговой, игнорировать его нельзя. За отказ от предоставления документов предусмотрены штрафы: 200 рублей за непредоставленный документ и до 10 000 рублей за отсутствие пояснений. Изучите требования и предоставьте все запрашиваемые документы.

Особое внимание уделите договору с самозанятым. Перед передачей его в налоговую проверьте текст на отсутствие неоднозначных формулировок. К договору приложите чеки, переписку с исполнителем и акты выполненных работ. Направьте налоговым органам письменное пояснение, где укажите, что взаимодействие с самозанятым связано с разовым характером услуг, их уникальностью или отсутствием необходимости в штатном сотруднике.

Если запрос на документы объёмный, вы можете обратиться в налоговую с просьбой продлить срок ответа. Это позволит вам собрать необходимую информацию без спешки.

Дополнительные меры защиты

Кроме перечисленных шагов, можно использовать дополнительные меры для защиты компании от претензий. Например, наличие штатного расписания, в котором отсутствуют должности, аналогичные выполняемым самозанятым, поможет подтвердить необходимость привлечения сторонних исполнителей. Если услуги оказываются через фриланс-платформы, укажите это в качестве доказательства независимости самозанятого.

Важно также учитывать, что регулярная проверка статуса самозанятого и наличие документальных подтверждений его работы помогут минимизировать риски. Например, сервис «Скилла» позволяет автоматически фиксировать взаимодействие с исполнителями, выдавать чеки и акты.

Работа с самозанятыми — это удобный способ оптимизации затрат, но он требует внимательного подхода и строгого соблюдения законодательства. Чётко составленный договор, правильное оформление документов и придерживание правил взаимодействия помогут защитить организацию от претензий налоговой.