Продуктивность много значит для самозанятого. Чем быстрее он справится с задачей, тем больше времени у него будет для других проектов, учёбы, хобби. Если часто приходится работать с таблицами Excel, полезно самозанятому знать плюсы и минусы программы. Среди преимуществ — встроенные функции и сочетания клавиш.

Секрет 1. Организация шапки таблицы

Чтобы было проще работать с таблицей, нужна шапка — имена колонок первой строке. Они упрощают сортировку, и задать их можно автоматически без лишних правок.

Чтобы без сложностей перейти от черновика к работе с документом, надо:

1. Выделить данные, выбрать вкладку «Вставка» → «Таблица».
2. В окне активировать опцию «Таблица с заголовками».

Программа сама создаст таблицу с фильтрами и строками контрастных цветов.

Секрет 2. Быстрый доступ к вычислениям

Excel делает расчёты не только в ячейках, но и в специальной строке вычислений. Это полезно при работе с большими таблицами. Каталог функций слева на экране дает подсказки, как их использовать. Запоминать сложные формулы не придётся.

Секрет 3. Быстрая проверка формул

Если таблицу получили от другого пользователя, можно быстро узнать, какие формулы в ней применяются.

Чтобы проверить формулы в документе:

1. Выбрать инструмент «Найти и выделить» → «Формулы».
2. Результаты появятся в строке вычислений.

Секрет 4. Визуализация данных

Профи выделяют необычные значения в Excel с помощью цветового оформления или встроенных мини-диаграмм. Это помогает быстро находить данные, которые требуют внимания. Это инструмент доступен в меню «Условное форматирование».

Секрет 5. Автоматические подсчёты

Формулы — не единственный инструмент подсчета в Excel: если выделить диапазон ячеек, в нижней части экрана программа покажет среднее значение и сумму выделенных данных. Отдельные формулы создавать не надо.

Секрет 6. Индивидуальная сортировка

В шапке таблицы можно задать настройки сортировки в колонках:

1. Нажать на стрелку в заголовке колонки.
2. В меню выбрать критерий сортировки (например, от большего к меньшему или по алфавиту).

Секрет 7. Удаление лишних пробелов

Если таблицу делал другой пользователь, в ней могут быть лишние пробелы. Они мешают сортировать и переносить данные. От них можно легко избавиться:

1. Ввести формулу =СЖПРОБЕЛЫ(адрес дефектной ячейки)
2. Результат из отдельной ячейки скопировать обратно в исходную клетку.

Секрет 8. Полезные сочетания клавиш

Вот несколько комбинаций, чтобы быстро отредактировать таблицу:

• CTRL + Y — повтор последнего действия.
• CTRL + S — быстрое сохранение.
• CTRL + C / CTRL + V / CTRL + Z — копирование, вставка, отмена.
• ALT + F1 — визуализация выделенных данных в диаграмме.

Секрет 9. Настройка интерфейса

Через меню «Файл» → «Параметры» можно настроить панель инструментов. Например, добавить часто используемые функции.

Секрет 10. Скрытие ненужной информации

Чтобы временно скрыть лишние строки или колонки, например, с данными за прошлый месяц, можно:

1. Щёлкнуть правой кнопкой мыши по диапазону.
2. Выбрать пункт «Скрыть».

Пункт «Показать» снова сделает диапазон видимым. Также можно потянуть за край скрытой области.

Эти простые хитрости помогут работать в Excel быстрее и эффективнее.