Когда фрилансеры оказывают услуги самозанятых для юридических лиц, их не оформляют в штат, за них не платят социальные налоги. Бизнесу это выгодно, но у схемы есть свои нюансы. Ответить на распространенные вопросы, как по закону оформить такие деловые отношения, можно за 10 минут.

Можно ли нанять фрилансера без письменного договора?

Закон не запрещает фрилансерам на НПД оказывать услуги компаниям и индивидуальным предпринимателям. Главное условие — они не должны быть действующими или недавними (в течение последних 2 лет) сотрудниками этой компании. Такие правила закреплены в Федеральном законе № 422-ФЗ.

Об условиях и оплате стороны могут договориться устно, и это подтверждает статья 159 Гражданского кодекса. Переписка или свидетельства со стороны принимают как доказательством сделки. Однако режим НПД обязывает фрилансера выдать чек после оплаты услуг.

Рекомендуется заключать письменный договор. Это помогает зафиксировать условия сотрудничества, установить однозначные сроки на выполнение работ и гонорар. Такой подход защищает всех участников сделки.

Какие услуги разрешено оказывать фрилансеру?

В правовой сфере деятельность фрилансера не ограничена, кроме исключений из Федерального закона № 422-ФЗ, часть 2, статья 4. Самозанятым недоступны:

• торговля алкоголем и другими акцизными товарами;
• агентская и представительская деятельность по договорам поручения.

Тот же Федеральный закон № 422-ФЗ во 2 части 6 статье устанавливает отличный от НПД порядок. Самозанятый как все оплачивает НДФЛ и другие пошлины:

с продажи недвижимости, автомобилей и вещей в личной собственности;

с работы на государственной службе;

с постоянного трудоустройства, ГПХ, а также сотрудничества со старым работодателем за последние 2 года;

с продажи ценных бумаг, паев или долей в бизнесе;

с работы нотариусом, адвокатом, арбитражным управляющим.

Компании стоит учитывать эти ограничения: здесь самозанятый — физическое лицо без статуса, попадает под правила НДФЛ и социального страхования.

Какие правила нужно соблюдать при работе с фрилансерами?

Взаимоотношения регламентируются несколькими принципами:

1. Статус НПД. Фрилансер предоставляет справку о регистрации в сервисе «Мой налог». Компания проверяет ее подлинность на сайте налоговой.
2. Чеки. По закону штраф назначают самозанятому за непробитие чека за каждую работу. Описание услуги, стоимость и данные заказчика — обязательные элементы квитанции.
3. Документальное сопровождение. Хотя письменный договор не обязателен, он крайне полезен, так как определяет права участников сделки в случае форс-мажора. Полезно оформлять финальные акты и сохранять переписку.
4. Оплата. Заказчик оплачивает услуги «из рук в руки» или электронным переводом. Возможны авансовые или постоплатные схемы.

Нужно ли компании платить за фрилансера социальные отчисления?

Нет, если всё оформлено правильно. Компании освобождаются от страховых взносов, если:

• фрилансер зарегистрирован как плательщик НПД;
• человек не работает на неё как сотрудник;
• подрядчик выдаёт чеки за полученные деньги.

Эти условия делают сотрудничество с фрилансерами выгодным по сравнению с договорами гражданско-правового характера. Заказчик платит только за результат без пошлин и налогов в бюджет.

Как проверить самозанятость фрилансера?

На выбор два способа:

1. Платформа «Мой налог» — инструмент проверки самозанятого. Фрилансер может сформировать в нем справку о регистрации и прислать клиенту.
2. Сервисы налоговой. Клиент через систему ФНС на «налог.ру» проверяет самозанятого по ИНН и дате.

Рекомендуется периодически проверять статус подрядчиков в системе НПД. Если фрилансер аннулировал регистрацию в «Мой налог», его надо взять в штат или заключить с ним ГПХ-договор.

Облагаются ли услуги фрилансера налогами для компании?

Заказчик — юрлицо или ИП — не вычитает из доходов НДФЛ, не делает страховые взносы и не отправляет налоговую отчётность за фрилансера. Индульгенцию дает Федеральный закон № 422-ФЗ, часть 1, статья 15, часть 8, статья 2.

В голове следует держать два момента:

• самозанятый должен предоставить чек, а заказчик — его сохранить;
• заказчик учитывает расходы на фрилансера в налоговой отчетности.

Что будет, если самозанятый не предоставил чек?

Без чека компания платит за фрилансера в бюджет страны все социальные отчисления, как за штатного сотрудника. При этом заказчик не может внести гонорар в расходы.

Чек выдает самозанятый через приложение «Мой налог» в электронном или распечатанном виде. Федеральная налоговая служба автоматически получает уведомление о произведенных расчетах и будет искать соответствующие строчки в отчетности заказчика.

При каких условиях фриланс признают трудовыми отношениями?

Компании идут на подмену трудовых отношений самозанятыми, чтобы уйти от налогов и получить налоговое преимущество без основания. Протоколы судебных процессов и разъяснения ФНС выделяют характерные признаки такой подмены:

• фрилансер работает на территории компании;
• использует корпоративное оборудование;
• подчиняется внутренним правилам;
• получает регулярные выплаты.

Избежать лишних подозрений со стороны контроллеров компании следует:

• прописывать конкретные результаты работы в договорах;
• избегать фиксированных регулярных платежей;
• не включать фрилансера в рабочий процесс компании.

Может ли компания дать штатному сотруднику заказ на фриланс?

Нет, если самозанятый числится в штате компании или не прошло и двух лет после увольнения. В таких случаях платежи облагаются стандартным налогом и страховыми взносами.

Можно ли заключить договор фриланса с бывшим сотрудником, если в компании произошла реорганизация?

Даже если компания присоединилась или поглощена другим юридическим лицом, правило двух лет остается в силе. ФНС будет рассматривать такие отношения как продолжение трудового договора.

Итоговые рекомендации

Чтобы без проблем сотрудничать с фрилансерами на НПД, компаниям стоит:

1. Проверять статус фрилансера.
2. Документировать аспекты взаимодействия.
3. Хранить копии договоров, чеков и переписки.
4. Следить за изменениями в законодательстве.

Эти правила помогут обойтись без проблем и сделают сотрудничество выгодным и законным.